1. Vedení, aktualizace a archivace administrativní, účetní a technické dokumentace k nemovitosti
Veškeré zákonem stanovené dokumenty k archivaci zakládáme a vedeme v našich archivech, pravidelně je aktualizujeme a doplňujeme. Ostatní dokumenty můžeme archivovat za poplatek. Vše v souladu s nařízením GDPR. Dokumenty jsou vždy k nahlédnutí autorizovaným osobám po předchozí domluvě u nás v kanceláři, na adrese Nad Cihelnou 1146/16a na Praze 4, nebo zajistíme jejich sken a zaslání emailem.
2. Vedení účetnictví
Účetnictví je vedeno v plném rozsahu dle zákona o účetnictví, prováděcích vyhlášek k tomuto zákonu a v souladu s Českými účetními standardy. V účetnictví navazujeme na předanou účetní závěrku – řádnou/mimořádnou. Výstupem z účetnictví je účetní závěrka dle §18 odst. 1 ZoUCE – tedy Rozvaha, Výkaz zisku a ztráty a Příloha k účetní závěrce v elektronické podobě (PDF) určené ke zveřejnění ve Sbírce listin.
3. Evidence jednotek, osob a jejich pravidelná aktualizace
Pravidelná administrativní pasportizace objektu (jednotky, jejich výměry, vlastníci jednotek a jejich podíl na společných částech budovy, uživatelé jednotek s aktuálními kontaktními údaji).
4. Tvorba a evidence předpisů plateb
5. Evidence všech plateb
Měsíční kontrola výpisů z bankovních účtů společenství, následné rozřazení příjmů a výdajů, dle dodavatelů služeb a jednotlivých vlastníků.
6. Zasílání upomínek a čtvrtletního přehledu výboru SVJ, či BD
Na základě zjištěných kontrol v evidenci plateb se zasílají vlastníkům, kteří se dostali do prodlení, emailové upomínky. V upomínkách jsou uvedeny instrukce pro provedení platby. Čtvrtletně je zasílán email výboru společenství s přehlednou tabulkou, obsahující dlužníky.
7. Vymáhání pohledávek a zajištění právního servisu
Pohledávky, vzniklé z neplnění závazků, plynoucích ze zálohových plateb na sužby a správu domu a pozemku, případně pronájmu, řešíme nejprve emailovou upomínkou a snahou kontaktovat dlužníka. Pokud dlužník nereaguje ani na tuto výzvu, tak po dohodě s výborem předáváme celou situaci k řešení našim právním zástupcům.
8. Tipování plateb
Na základě došlých faktur od všech dodavatelů služeb pro SV a plánů zálohových plateb jsou připraveny platební transakce v internetovém bankovnictví pro potvrzení, tzv. autorizaci výborem společenství. Současně se přikládají všechny tyto faktury emailem a zasílají se výboru společenství pro kontrolu a autorizaci plateb.
9. Zpracování ročního Vyúčtování služeb, řešení reklamací, odesílání přeplatků a kontrola nedoplatků
Náklady na plnění spojené s užíváním jednotek a náklady na správu domu a pozemku jsou v souladu se zákonem č. 67/2013 Sb. (zákon o službách) vyúčtovány a zaslány výboru společenství ke schválení, při dodání všech potřebných podkladů, nejpozději 100 dnů od skončení zúčtovacího období. Po odsouhlasení Vyúčtování služeb výborem společenství, zasíláme Vyúčtování služeb všem vlastníkům jednotek v digitální podobě – emailem.
Při dotazech, či reklamacích, řešíme s vlastníky jednotek jednotlivé požadavky k jejich Vyúčtování služeb, které v neodkladných případech předáváme výboru společenství
k rozhodnutí.
Odeslání přeplatků z Vyúčtování tipujeme po uplynutí reklamační doby, na základě emailem potvrzeného čísla bankovního účtu, do internetového bankovnictví. Během následujícího období současně kontrolujeme i úhrady nedoplatků z Vyúčtování služeb.
10. Hlídání a zajištění všech revizních kontrol, včetně zajištění odstranění závad z těchto kontrol
V návaznosti na povinnost spravovat, udržovat majetek a zajistit jeho bezproblémové fungování, poskytujeme v naší standardní službě i technickou správu nemovitosti, která obsahuje zejména hlídání a zajištění všech potřebných revizních kontrol. Náš technik spravuje a archivuje veškeré revize a zajišťuje, aby byli aktuální, platné a případně zajistí odstranění závad z revizí.
11. Náš technický pracovník 12x ročně (1x měsíčně) navštíví Vaši nemovitost a celou ji projde.
Zkontroluje její stav, případné drobné nedostatky v domluveném rozpočtu odstraní na místě a na případné větší nedostatky upozorní výbor společenství. Jednou za rok vykoná hloubkovou kontrola domu, při které se zaměří zejména na tyto oblasti: interiér, exteriér, střecha, sklepní prostory a garáže. Cílem pravidelné roční kontroly je vytvořit o domě pro jeho majitele a správce nezávislý a základní přehled o jeho technickém stavu. Zaměřen je na zkvalitnění bytových potřeb jeho obyvatel a součástí jsou plány údržby, oprav a nezbytné revizní termíny a jejich plnění. Přehled současně navrhuje efektivní řešení odstranění závad a lze jej použít na budoucí plány oprav a údržby bytového domu.
